Competências

À Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), cabem as funções de planejamento, gestão do orçamento e gestão dos convênios e contratos acadêmicos, competindo-lhe especificamente:

Pela Coordenação de Planejamento

a.      Através do Núcleo de Planejamento:

  • assessorar o pró-reitor de planejamento e orçamento no desempenho de suas atribuições;
  • elaborar o planejamento estratégico da universidade compreendendo o Plano de Desenvolvimento Institucional e seus desdobramentos;
  • elaborar projetos, programas e planos destinados a atender às situações diagnosticadas e orientar o desenvolvimento racional e econômico das       atividades universitárias;
  • assessorar o pró-reitor de planejamento na elaboração dos relatórios anuais e outros documentos sobre a administração da universidade.

 

b.     Pelo Núcleo de Estatística e Documentação:

  • coordenar a coleta e a sistematização dos dados produzidos rotineira, periódica ou esporadicamente necessários à tomada de decisões da administração;
  • alimentar e manter atualizados os diversos sistemas e plataformas de dados e informações da universidade com instâncias do Governo Federal;
  • viabilizar a elaboração de indicadores de desempenho institucional;
  • zelar pela eficaz interlocução da universidade com as instâncias do Ministério da Educação, de acordo com as suas competências;
  • elaborar, difundir e intercambiar material de informações produzidas e de interesse da instituição;
  • indexar e disseminar o ementário dos atos do Diário Oficial pertinentes ao ensino superior e a administração pública federal, bem como os atos deliberados pelos órgãos colegiados superiores e Gabinete da Reitoria.

 

c.      Pelo Núcleo de Informação ao Cidadão

  • zelar pela implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações das unidades e órgãos da universidade
  •  disponibilizar de forma metódica e sistemática os resultados de inspeções, auditorias, prestações de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo;
  • protocolizar documentos e requerimentos de acesso à informação, orientar sobre os procedimentos de acesso, informar sobre a tramitação de documentos
  • elaborar de forma didática, clara e objetiva as respostas às solicitações requeridas às unidades e órgãos da universidade, preferencialmente pelos meios eletrônicos;    
  • Manter, em articulação com as unidades universitárias e órgãos da universidade, atualizados os sistemas de informação disponíveis no Portal UFBA.

 

Pela Coordenação de Orçamento:

  • elaborar coordenar e orientar o processo de elaboração e consolidação das propostas do Plano Plurianual e orçamentos anuais;
  • analisar a situação orçamentária e encaminhar, através de sistema informatizado, solicitações para abertura de créditos adicionais;
  • efetuar levantamento de dados para liberação da cota de manutenção das ações das unidades universitárias e órgãos de administração central;
  • acompanhar a liberação de recursos de convênios firmados com órgãos federais, repassados via destaque através do SIAFI;
  • executar levantamentos de dados orçamentários para atender ao planejamento institucional;
  • acompanhar a arrecadação das receitas próprias;
  • acompanhar a execução das principais despesas centralizadas;
  • efetuar o fechamento mensal da receita e despesa nos sistemas informatizados;
  • acompanhar as despesas vinculadas ao Programa de Assistência Estudantil;
  • assessorar o pró-reitor de planejamento e orçamento em todos os assuntos relacionados com o orçamento da universidade;
  • assessorar os diversos órgãos da reitoria e às unidades universitárias em matéria de orçamento;
  • avaliar periodicamente a distribuição dos recursos segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos de ensino, pesquisa e extensão, propondo reordenamento de despesas e recursos
  • prestar assistência e acompanhar a execução do orçamento e dos programas;
  • manter atualizadas as informações necessárias ao acompanhamento de planos, programas, projetos e atividades.

 

Pela Coordenação de Convênios e Contratos Acadêmicos:

a.      Através do Núcleo de Análise e Elaboração de Convênios e Contratos

  • assessorar as unidades universitárias, os órgãos e coordenadores de projetos na formalização de propostas e na elaboração de planos de trabalho;
  • encaminhar as propostas aos órgãos financiadores de projetos;
  • analisar minutas de convênios e contratos sugeridas pelos parceiros;
  • manter cadastro de instituições de fomento a projetos de pesquisa e extensão, registrando as linhas de atuação, as exigências de cada uma delas, assim como mantendo em arquivo os formulários de solicitação de financiamento;
  • promover, em articulação com a direção das unidades universitárias e órgãos  a divulgação dessas fontes e de suas linhas de financiamento no âmbito da universidade;
  • elaborar minutas de convênios e contratos para as diversas modalidades e submeter à apreciação da Procuradoria Federal junto à universidade;
  • responder as diligências e solicitações da Procuradoria Federal junto à universidade;
  •  fornecer a documentação necessária à formalização de contratos e convênios;
  • cadastrar e atualizar as propostas, os parceiros e os instrumentos no sistema de controle;
  • aprovar e atualizar o cadastro de instituições nos sistemas de acompanhamento e registro de convênios do Governo Federal;
  • notificar aos órgãos competentes as pendências relativas à emissão de certidões negativas de débito e tributos com os órgãos da administração pública;
  • elaborar relatórios em atendimento às Auditorias Interna e Externa;
  • mediar as relações entre a universidade e as fundações de apoio.

 

b.     Através do Núcleo de Acompanhamento e Controle

  • publicar as dispensas de licitação e os instrumentos formalizados nos sistemas informatizados de acompanhamento e controle adequados;
  • acompanhar a liberação de recursos pelos financiadores e os repasses para as Fundações de Apoio;
  • acompanhar a execução dos projetos formalizados através de convênios e contratos junto as unidades universitárias e fundações de apoio;
  • emitir notificação aos responsáveis a respeito do andamento da execução dos convênios e das obrigações da universidade ou das outras partes convenentes;
  • efetuar controle dos prazos de vigência dos instrumentos notificando aos dirigentes das unidades universitárias e órgãos a proximidade do vencimento;
  • elaborar aditivos necessários durante à execução dos projetos;
  • emitir Guia de Recolhimento da União – GRU e fatura relativos à captação dos recursos de contratos e convênios;
  • elaborar relatório anual sobre a execução dos convênios e contratos.

 

c.       Através do Núcleo de Prestação de Contas]

  • elaborar prestação de contas aos parceiros financiadores;
  • analisar os processos de prestação de contas parciais e finais dos projetos gerenciados pelas fundações de apoio;
  • elaborar parecer de inconformidades de prestação de contas e encaminhar à fundação pertinente para adequação;
  • elaborar parecer de conformidades de prestação de contas e encaminhar ao coordenador de contratos e convênios para apreciação;
  • responsabilizar-se pela intermediação entre a  universidade, fundações de apoio e financiadores com relação as prestações de contas e inadimplências;
  • elaborar relatório de acompanhamento da situação de prestações de contas de convênios e contratos;
  • assessorar a administração central no atendimento às auditorias Interna e externa;
  • informar à administração central, às unidades universitárias e aos órgãos interessados  a respeito da execução orçamentária e financeira dos projetos.

 

 

Pelo Setor de Gestão Administrativa Financeira

  • solicitar a emissão de guias de recolhimento da união – GRU das taxas de utilização dos espaços da reitoria;
  •  prever e programar as necessidades de material;
  • controlar a distribuição, o uso dos bens e o consumo de material;
  • manter o estoque mínimo de material, setorialmente;
  • controlar o recebimento de material;
  • elaborar despachos e certidões referentes a assuntos da competência da unidade ou órgão;
  • controlar e anotar para fins de inventário os bens permanentes sob a responsabilidade do órgão;
  • executar tarefas que lhe forem deferidas em regulamentos, normas e rotinas baixadas pelos órgãos competentes;
  • controlar e acompanhar a manutenção dos equipamentos.

 

São ainda atribuições do Setor de Gestão Administrativa Financeira, quando estes não se constituírem competências próprias de outros órgãos:

  • preparar empenhos das despesas do órgão;
  • manter o controle dos saldos das dotações;
  • controlar e declarar prestação de serviços nos faturamentos que devam ser processados para pagamento;
  • preparar processos de solicitação de adiantamento, de prestação de contas e de pagamento de despesas;
  • fornecer dados estatísticos quando solicitados pelos órgãos competentes.