Competências
À Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), cabem as funções de planejamento, gestão do orçamento e gestão dos convênios e contratos acadêmicos, competindo-lhe especificamente:
Pela Coordenação de Planejamento
a. Através do Núcleo de Planejamento:
- assessorar o pró-reitor de planejamento e orçamento no desempenho de suas atribuições;
- elaborar o planejamento estratégico da universidade compreendendo o Plano de Desenvolvimento Institucional e seus desdobramentos;
- elaborar projetos, programas e planos destinados a atender às situações diagnosticadas e orientar o desenvolvimento racional e econômico das atividades universitárias;
- assessorar o pró-reitor de planejamento na elaboração dos relatórios anuais e outros documentos sobre a administração da universidade.
b. Pelo Núcleo de Estatística e Documentação:
- coordenar a coleta e a sistematização dos dados produzidos rotineira, periódica ou esporadicamente necessários à tomada de decisões da administração;
- alimentar e manter atualizados os diversos sistemas e plataformas de dados e informações da universidade com instâncias do Governo Federal;
- viabilizar a elaboração de indicadores de desempenho institucional;
- zelar pela eficaz interlocução da universidade com as instâncias do Ministério da Educação, de acordo com as suas competências;
- elaborar, difundir e intercambiar material de informações produzidas e de interesse da instituição;
- indexar e disseminar o ementário dos atos do Diário Oficial pertinentes ao ensino superior e a administração pública federal, bem como os atos deliberados pelos órgãos colegiados superiores e Gabinete da Reitoria.
c. Pelo Núcleo de Informação ao Cidadão
- zelar pela implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações das unidades e órgãos da universidade
- disponibilizar de forma metódica e sistemática os resultados de inspeções, auditorias, prestações de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo;
- protocolizar documentos e requerimentos de acesso à informação, orientar sobre os procedimentos de acesso, informar sobre a tramitação de documentos
- elaborar de forma didática, clara e objetiva as respostas às solicitações requeridas às unidades e órgãos da universidade, preferencialmente pelos meios eletrônicos;
- Manter, em articulação com as unidades universitárias e órgãos da universidade, atualizados os sistemas de informação disponíveis no Portal UFBA.
Pela Coordenação de Orçamento:
- elaborar coordenar e orientar o processo de elaboração e consolidação das propostas do Plano Plurianual e orçamentos anuais;
- analisar a situação orçamentária e encaminhar, através de sistema informatizado, solicitações para abertura de créditos adicionais;
- efetuar levantamento de dados para liberação da cota de manutenção das ações das unidades universitárias e órgãos de administração central;
- acompanhar a liberação de recursos de convênios firmados com órgãos federais, repassados via destaque através do SIAFI;
- executar levantamentos de dados orçamentários para atender ao planejamento institucional;
- acompanhar a arrecadação das receitas próprias;
- acompanhar a execução das principais despesas centralizadas;
- efetuar o fechamento mensal da receita e despesa nos sistemas informatizados;
- acompanhar as despesas vinculadas ao Programa de Assistência Estudantil;
- assessorar o pró-reitor de planejamento e orçamento em todos os assuntos relacionados com o orçamento da universidade;
- assessorar os diversos órgãos da reitoria e às unidades universitárias em matéria de orçamento;
- avaliar periodicamente a distribuição dos recursos segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos de ensino, pesquisa e extensão, propondo reordenamento de despesas e recursos
- prestar assistência e acompanhar a execução do orçamento e dos programas;
- manter atualizadas as informações necessárias ao acompanhamento de planos, programas, projetos e atividades.
Pela Coordenação de Convênios e Contratos Acadêmicos:
a. Através do Núcleo de Análise e Elaboração de Convênios e Contratos
- assessorar as unidades universitárias, os órgãos e coordenadores de projetos na formalização de propostas e na elaboração de planos de trabalho;
- encaminhar as propostas aos órgãos financiadores de projetos;
- analisar minutas de convênios e contratos sugeridas pelos parceiros;
- manter cadastro de instituições de fomento a projetos de pesquisa e extensão, registrando as linhas de atuação, as exigências de cada uma delas, assim como mantendo em arquivo os formulários de solicitação de financiamento;
- promover, em articulação com a direção das unidades universitárias e órgãos a divulgação dessas fontes e de suas linhas de financiamento no âmbito da universidade;
- elaborar minutas de convênios e contratos para as diversas modalidades e submeter à apreciação da Procuradoria Federal junto à universidade;
- responder as diligências e solicitações da Procuradoria Federal junto à universidade;
- fornecer a documentação necessária à formalização de contratos e convênios;
- cadastrar e atualizar as propostas, os parceiros e os instrumentos no sistema de controle;
- aprovar e atualizar o cadastro de instituições nos sistemas de acompanhamento e registro de convênios do Governo Federal;
- notificar aos órgãos competentes as pendências relativas à emissão de certidões negativas de débito e tributos com os órgãos da administração pública;
- elaborar relatórios em atendimento às Auditorias Interna e Externa;
- mediar as relações entre a universidade e as fundações de apoio.
b. Através do Núcleo de Acompanhamento e Controle
- publicar as dispensas de licitação e os instrumentos formalizados nos sistemas informatizados de acompanhamento e controle adequados;
- acompanhar a liberação de recursos pelos financiadores e os repasses para as Fundações de Apoio;
- acompanhar a execução dos projetos formalizados através de convênios e contratos junto as unidades universitárias e fundações de apoio;
- emitir notificação aos responsáveis a respeito do andamento da execução dos convênios e das obrigações da universidade ou das outras partes convenentes;
- efetuar controle dos prazos de vigência dos instrumentos notificando aos dirigentes das unidades universitárias e órgãos a proximidade do vencimento;
- elaborar aditivos necessários durante à execução dos projetos;
- emitir Guia de Recolhimento da União – GRU e fatura relativos à captação dos recursos de contratos e convênios;
- elaborar relatório anual sobre a execução dos convênios e contratos.
c. Através do Núcleo de Prestação de Contas]
- elaborar prestação de contas aos parceiros financiadores;
- analisar os processos de prestação de contas parciais e finais dos projetos gerenciados pelas fundações de apoio;
- elaborar parecer de inconformidades de prestação de contas e encaminhar à fundação pertinente para adequação;
- elaborar parecer de conformidades de prestação de contas e encaminhar ao coordenador de contratos e convênios para apreciação;
- responsabilizar-se pela intermediação entre a universidade, fundações de apoio e financiadores com relação as prestações de contas e inadimplências;
- elaborar relatório de acompanhamento da situação de prestações de contas de convênios e contratos;
- assessorar a administração central no atendimento às auditorias Interna e externa;
- informar à administração central, às unidades universitárias e aos órgãos interessados a respeito da execução orçamentária e financeira dos projetos.
Pelo Setor de Gestão Administrativa Financeira
- solicitar a emissão de guias de recolhimento da união – GRU das taxas de utilização dos espaços da reitoria;
- prever e programar as necessidades de material;
- controlar a distribuição, o uso dos bens e o consumo de material;
- manter o estoque mínimo de material, setorialmente;
- controlar o recebimento de material;
- elaborar despachos e certidões referentes a assuntos da competência da unidade ou órgão;
- controlar e anotar para fins de inventário os bens permanentes sob a responsabilidade do órgão;
- executar tarefas que lhe forem deferidas em regulamentos, normas e rotinas baixadas pelos órgãos competentes;
- controlar e acompanhar a manutenção dos equipamentos.
São ainda atribuições do Setor de Gestão Administrativa Financeira, quando estes não se constituírem competências próprias de outros órgãos:
- preparar empenhos das despesas do órgão;
- manter o controle dos saldos das dotações;
- controlar e declarar prestação de serviços nos faturamentos que devam ser processados para pagamento;
- preparar processos de solicitação de adiantamento, de prestação de contas e de pagamento de despesas;
- fornecer dados estatísticos quando solicitados pelos órgãos competentes.
